ライフハック

【はじめてのタスク管理 #4】頭の中にある「気になること」をすべて頭の外に追い出そう!

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the list / sunshinecity

前回までで、タスク管理(GTD)の教科書魔法のほうきを入手したので、ようやく今回から実践していきたいと思います。

OmniFocusを持っていない方は、ペンとノートでスタートしてもかまいませんよ!

OmniFocus 1.10(¥6,900)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 16.8 MB)
全てのバージョンの評価: (41件の評価)

1.「収集」まずはすべてを書き出す!

日常や将来の展望におけるすべての「気になること」を書き出して、目に見えるようにすることが、タスク管理の「はじめの一歩」です。

「子どもの上履きを買う」「庭の雑草をどうにかする」といった日常の事柄から「iPhoneアプリのデザインサンプルを作る」「来週使う企画書」といった仕事の事柄、あるいは「海キャンプがしたい」「夏までに10kg痩せる」「将来バルセロナに住みたい」といった夢や目標の類まで、とにかく頭に浮かぶ「すべて」を書き出してください。

「こんな細かいことまで書いてしまって後でどうしようか?」などと考えてはいけません。収集したものを処理、整理するのは別の行程ですから、子どものようにまっすぐな気持ちで、気になることをすべて書き出しましょう。

「イヤな上司がいる」とか「隣の犬がうるさい」とかいうグチめいたものでもかまいません。とにかく「気になること」すべてです。

時間を用意して楽しみながら!

この「収集」は今後も日常的に続けていきますが、生まれてはじめての「収集」には時間がかかるので、可能であれば休日を一日用意してリラックスして行うといいでしょう。

「そんなに時間を取れないよ」という方は、一時間でもいいですからやってみてください。気になっていることを書き出すだけで、こんなにも心がすっきりするのか!と感じるはずです。

「僕は、自分が本当は何をしたいのか、ちっともわかっていなかったんだなあ」

というのが、生まれてはじめての収集の後に僕が抱いた感想でした。

OmniFocusのInboxにどんどん放りこむ

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Inboxとは「書類入れ・受信箱」のことです。まずはここにどんどん放り込んで、後でどんどん処理します。大事なことは、気になることの重要性、緊急性、問題の大小を考えずに、すべてを書き出すことです。

重要な仕事の案件やどうしても叶えたい夢などを書いていると、「ウクレレの弦を替える」「長女が朝ごはんを食べるのが遅い」などの日常の瑣末な事柄は書かなくてもいいや、と思ってしまうかもしれません。

しかし「そんなに重要ではない」と放置しているためにエネルギーを吸い取られているものがたくさんあるのです!

また「気になってはいるのだけれど長い間放置していること」というのは、自分の中で腐っていきます。腐ったものには目を向けたくないので、ますます遠ざかってしまいますから、とにかく頭に浮かぶすべてを書き出しましょう。「取りこぼすくらいなら、やりすぎた方がいい」と魔法典にも書いてあります。

「役柄」と「場所」で思い出す

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すべての気になることを思い出すには、自分の役柄と場所を一つずつ考えていくとやりやすいです。

僕の場合、以下の「役柄」を考えます。

  • iPhoneアプリ開発者としての僕
  • ブログを書く僕
  • トラック運転手としての僕
  • 父としての僕
  • 夫としての僕
  • 友人としての僕
  • ギターやウクレレを弾く僕
  • 夢見る僕
  • 映画が好きな僕
  • サーフィンをする僕

こうやって考えていくと、その役柄の自分が気になることが浮かびやすくなります。

次に「場所」で考えます。

  • 書斎(デスクの上、書棚、床、壁、押入れ、子どものデスクなど)
  • コンピュータ(iMacとMacBook Proのデスクトップ、各フォルダ、写真、音楽、動画など)
  • 会社(デスク、持物、iPadなど)
  • リビング(テレビ周り、本棚、ソファ周り、テーブルなど)
  • キッチン(テーブル、換気扇、冷蔵庫、ゴミ箱、シンク、棚など)
  • 庭(キャンプ用チェア、縁台、七輪、雑草、畑、自転車など)

ここまでやればだいぶ気持ちがスッキリしてくるはずです。

物理Inboxを用意する

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OmniFocusに書き出し終えたら、次は物理的な箱を用意して「済んでいない」書類などをどんどん放り込みましょう。僕は仕事とプライベート用にダンボールを二つ用意しましたが、これだけでは足りませんでしたので、はじめから全てを収集するのは難しいかもしれません。

  • スキャンする(アルバムにいれる)予定の写真
  • 読みかけの雑誌
  • 読んでいない資料
  • 捨てるか取っておくか迷っているもの
  • 着なくなった服
  • 子どもが描いた絵や作品

収集のポイント

  • 頭の中にあるものは、大小関係なく全てを書き出す(仕事とプライベートのあらゆる分野で「済んでいないこと」を集める)
  • この時点では、処理や整理を行わない

次回は「処理・整理」

さあ、次回からは、Inboxの中身を輝かしい夢やタスクやゴミに振り分けていきましょう。行程が進めば進むほど楽しくなってきますよー。

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